DeepSign Success Story

Die Anwaltskanzlei chkp. mit Sitz in Bremgarten und Baden rüstet sich für eine Zukunft, in der Eingaben ans Gericht praktisch nur noch digital entgegengenommen werden. Dabei setzt chkp. auf die Anwaltslösung Plato und die elektronische Signatur mit DeepSign und DeepID. Dominik Peter, Rechtsanwalt und Fachanwalt SAV Bau- und Immobilienrecht bei chkp., erklärt im Interview, wie die Digitalisierung der Eingaben ohne Mehraufwand und passend zu den bewährten Prozessen möglich ist.

Welche Lösung nutzt chkp. für Administrations- und Dateiverwaltungsaufgaben?

Wir setzen hier auf Plato. Diese speziell für Anwaltskanzleien konzipierte Lösung bietet umfassende Funktionen für Dateiverwaltung, Stundenerfassung, Abrechnung und Reporting. Wir haben damit gute Erfahrungen gemacht – zudem blicken wir in eine Zukunft, in der das Justizwesen weitestgehend digitalisiert wird.

Was meinen Sie damit konkret?

Die Justizdirektorinnen und -direktoren und die Justizkonferenz haben das Projekt «Justitia 4.0» angestossen mit dem Ziel, die Schweizer Justiz zu digitalisieren. Der Rechtsverkehr zwischen allen Verfahrensbeteiligten soll künftig elektronisch über die zentrale Justizplattform «Justitia.Swiss» erfolgen. Diese Erneuerung betrifft neben Gerichten und Staatsanwaltschaften auch rund 12'000 Anwälte und Anwältinnen und deren Personal.

Was bedeutet das für chkp.?

Als moderne, breit aufgestellte Kanzlei haben wir entschieden, uns mit dem Thema tiefer zu befassen und eine passende Lösung zu unseren Prozessen zu finden, die keinen Mehraufwand verursacht. Kernelemente sind die elektronische Signatur von Rechtsdokumenten und die digitale Eingabe ans Gericht. Wir sind für die Digitalisierung gut aufgestellt: chkp. ist ISO-9001-zertifiziert, alle Prozesse sind festgelegt und dokumentiert – mit der Zertifizierung sind wir vielen anderen Anwaltskanzleien einen Schritt voraus.

Wie läuft eine Eingabe ans Gericht in Ihrer Kanzlei traditionell ab?

Ein Anwalt erstellt das erforderliche Dokument und leitet es zur Zweitlesung gemäss dem 4-Augen-Prinzip an die Assistenz weiter. Diese fertigt das Dokument final aus und gibt es in ausgefertigter Form wieder an den Anwalt zur Unterschrift zurück. Anschliessend versendet es die Assistenz per Post ans Gericht und markiert die zugehörige Frist im Kalender als erfüllt.

Und wie lässt sich dieser Prozess digitalisieren?

Zunächst haben wir es mit E-Signaturen der gängigen Anbieter versucht, die wir direkt in der PDF-Software ins Dokument eingefügt haben. Dies erwies sich jedoch für unsere Anwaltskanzlei als nicht praktikabel, weil es unserem Prozess zuwiderläuft. Bei der Suche nach einer besseren Lösung, sind wir auf DeepSign gestossen. Nach genauerem Betrachten haben wir festgestellt, dass eine direkte Schnittstelle zu Plato kurz vor der Einführung stand und somit am bestens in unsere Prozesse integriert werden kann.

Wie geht nun eine digitalisierte Eingabe vor sich?

Die ersten Schritte sind identisch mit dem herkömmlichen Prozess: Der Anwalt erstellt das Dokument und die Assistenz fertigt es aus. Danach klickt die Assistenz auf «Signieren» und lädt den Anwalt oder die Anwältin zur Unterschrift ein. Nachdem das Dokument elektronisch signiert wurde, erhält die Assistenz eine entsprechende Meldung und kann das signierte Dokument über eine sichere E-Mail-Instanz digital beim Gericht einreichen. Im selben Schritt wird es im Word- und PDF-Format automatisch in Plato abgelegt.

Hat sich das neue Vorgehen bewährt?

Ja, es funktioniert reibungslos, erfüllt unsere Anforderungen voll und ist leicht zu erlernen. Aktuell nutzen wir die digitale Signatur vor allem für internationale Verträge und kleinere Eingaben ans Gericht. Eingaben mit vielen Beilagen tätigen wir zurzeit noch nicht voll digitalisiert.

Gibt es weitere Aspekte, die es zu beachten gilt?

Natürlich gibt es Aspekte, die wir den Mitarbeitenden vermitteln müssen. So ist beispielsweise ein digital signiertes Dokument nur in digitaler Form rechtsgültig, nicht aber in ausgedruckter Form. Zusätzlich entsteht für jede unterschriftsberechtigte Person durch die Registrierung für DeepSign und DeepID ein kleiner Initialaufwand an. Mit diesem Schritt nutzen wir die Gelegenheit, die gesamte Dokumentenstruktur zu optimieren. Auf jeden Fall sind wir aber für eine Zukunft mit Justitia 4.0 gerüstet, in der elektronische Eingaben zur Pflicht werden.

chkp. ist eine breit aufgestellte Anwaltskanzlei mit rund 36 Mitarbeitenden vertreten an den beiden Standorten Bremgarten und Baden. Rund die Hälfte der Belegschaft sind Anwältinnen und Anwälte, welche als Spezialistinnen und Spezialisten im Bereich Wirtschaftsrecht, Familienrecht, Arbeits- und Mietrecht, Baurecht, Strafrecht sowie Notariat tätig sind. Die chkp. verstehen sich als modernes Dienstleistungsunternehmer und legt höchsten Wert auf Qualität. Zu den Kunden gehören Unternehmen mit Schwergewicht auf KMU, Privatpersonen und Gemeinwesen.

Alles, was Ihr Business noch effizienter macht. ALL CONSULTING ist Ihr Partner für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit ganzheitlichen und bereichsübergreifenden Softwarelösungen. Seit 1986 implementieren wir erfolgreich ERP-Gesamtlösungen mit der Abacus Business Software sowie unterschiedlichsten Individualentwicklungen wie zum Beispiel Plato oder ALL Connect. Alles auch erhältlich als Services aus unserer leistungsfähigen ALL Cloud. Wir bieten Ihnen eine breite Palette an Dienstleistungen und Services zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen an.

«Die Lösung mit Plato, DeepSign und DeepID funktioniert reibungslos, erfüllt unsere Anforderungen voll und ist leicht zu erlernen.»